FILSAFAT ADMINISTRASI

 

(ADMINISTRASI, KEPEMIMPINAN, MANAJEMEN, DAN ORGANISASI)[1]

  

Administrasi, dalam pengertian luas, menurut Sondang P. Siagian, adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

 Unsur-unsur administrasi:

1.    Dua orang atau lebih;

2.    Tujuan (goal);

3.    Tugas yang hendak dilaksanakan;

4.    Sarana dan prasarana tertentu;

 

Di lain pihak, masih terlalu sering administrasi diartikan secara sempit, yaitu sebatas kegiatan ketatausahaan. Padahal, ketatausahaan merupakan bagian kecil dari kegiatan operasional administrasi dalam arti luas.

Administrasi dan manajemen ilmiah menganut filsafat yang people centered, yang berarti memandang dan memperlakukan manusia itu tidak hanya sebagai alat produksi semata-mata, akan tetapi sebagai oknum yang berkepribadian, bertujuan, bercita-cita, dan mempunyai rasio, dan sekaligus juga sebagai makhluk emosi. Karena rasiolah manusia dapat merupakan faktor pendorong ke arah efisiensi jika ia dipandang dan diperlakukan sesuai dengan martabatnya sebagai manusia. Tetapi, manusia yang sama dapat menjadi faktor penghalang utama ke arah tercapainya efisiensi jika ia dipandang dan diperlakukan sebagai mesin dan/atau alat-alat produksi lainnya yang tidak berkepribadian dan bermartabat yang tinggi.

Di sisi lain, administrasi dan manajemen nonilmiah menganut filsafat yang job centered, yang berarti bahwa dalam usaha mencapai tujuan, yang penting adalah tugas-tugas yang harus dilaksanakan supaya selesai tepat waktu.

Filsafat administrasi dan manajemen modern dewasa ini berorientasi pada manusia sebagai unsur terpenting (filsafat yang people centered). Filsafat administrasi modern mengatakan bahwa manusia merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi. Filsafat administrasi dan manajemen modern sekarang ini didasarkan atas dan berorientasi pada manusia sebagai unsur terpenting. Karena itu, dikatakan bahwa filsafat administrasi dan manajemen sekarang ini adalah suatu filsafat yang people centered.   

KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP)

 

Kepemimpinan merupakan inti dari manajemen.[2] Memang, demikianlah halnya. Karena, kepemimpinan merupakan “motor atau daya penggerak semua sumber-sumber dan alat-alat (resources) yang tersedia dalam sebuah organisasi”. Resources itu digolongkan menjadi dua, yaitu:

1.    Sumber daya manusia

2.    Sumber daya lainnya

Sukses tidaknya suatu oganisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan sangat tergantung dari pemimpinnya  dalam menggerakkan sumber daya yang ada (resources)—SDM dan sumber daya lainnya—secara efektif dan efisien.

Kepemimpinan dan human relations

Kemampuan dalam human relations merupakan aspek yang sangat penting dari kepemimpinan, terutama apabila ditinjau dari segi kemampuan mempengaruhi perilaku bawahan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dengan kata lain, di bidang administrasi saat ini telah disadari dan diakui bahwa di dalam setiap kegiatan administrasi ataupun organisasi, unsur manusia serta hubungan-hubungan antarmanusia itu merupakan faktor yang menentukan sukses tidaknya proses administrasi ataupun organisasi itu dijalankan. Hal ini berarti, manusia dalam suatu organisasi tidak boleh diperlakukan sama dengan unsur-unsur administrasi lainnya, seperti modal, mesin, alat-alat perlengkapan, dsb.

Manusia merupakan milik yang paling berharga bagi suatu organisasi, tetapi sekaligus juga merupakan masalah terberat bagi pimpinan suatu organisasi. Di bidang administrasi dan manajemen, Revolusi Industri di Inggris telah mengakibatkan terjadinya perubahan radikal dalam filsafat administrasi dan manajemen yang tadinya merupakan filsafat yang job centered berubah ke filsafat yang human centered. 

Pemimpin itu harus seorang generalis, bukan spesialis

 Sukses tidaknya seorang pemimpin tidak ditentukan oleh tingkat keterampilan teknis (technical skill) yang dimilikinya, tetapi lebih ditentukan oleh keahliannya dalam menggerakkan orang lain agar bekerja dengan baik, atau yang disebut dengan istilah “managerial skill”. Dalam hubungan ini, perlu ditekankan bahwa seorang pemimpin yang baik adalah pemimpin yang tidak melaksanakan sendiri tindakan-tindakan yang bersifat operasional, tetapi tugasnya adalah mengambil keputusan, menentukan kebijakan, dan menggerakkan orang lain untuk melaksanakan keputusan yang telah diambil.

Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi, semakin kurang tugas technical skill dan semakin banyak memerlukan managerial skill. Sebaliknya, semakin rendah kedudukan seseorang dalam suatu organisasi, semakin banyak memerlukan technical skill ketimbang managerial skill.

Dengan kata lain, semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi, ia harus semakin menjadi seorang generalist. Sebaliknya, semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi, ia harus menjadi specialist. Semakin tinggi, semakin filosofis. Semakin rendah, semakin teknis (praktis). Dapat juga dikatakan, semakin tinggi, semakin komprehensif. Semakin rendah, semakin parsial.

 

Sifat-sifat Pemimpin yang Baik

 

1.    Memiliki kondisi fisik yang sehat;

2.    Berpengetahuan luas. Berpengetahuan luas tidak selalu diartikan dengan berpendidikan formal tinggi. Karena, ada sekelompok orang yang meskipun berpendidikan tinggi, tetapi pandangannya masih sempit, yaitu terbatas kepada bidang keahliannya saja. Sebaliknya, banyak orang yang tidak berpendidikan tinggi, tetapi karena pengalamannya dan kemauan keras untuk selalu belajar atau untuk self development, memiliki pengetahuan yang luas tentang banyak hal;

3.    Memiliki keyakinan yang kuat akan keberhasilan. Bukan seorang peragu;

4.    Mengetahui kompleksitas dari tujuan yang hendak dicapai;

5.    Memiliki stamina dan antusiasme yang besar. Pekerjaan memimpin pada dasarnya adalah pekerjaan mental. Stamina bekerja sangat diperlukan karena tekanan yang dihadapi oleh pelaksana biasa lebih kecil dibanding tekanan yang dihadapi seorang yang menduduki jabatan pimpinan;

6.    Gemar dan cepat mengambil keputusan. Karena tugas terpenting dari seorang pemimpin adalah  mengambil keputusan yang harus dilaksanakan oleh orang lain;

7.    Objektif dan rasional. Pemimpin yang emosional akan kehilangan objektivitas karena tindakannya tidak didasarkan pada akal sehat, tetapi lebih sering didasarkan atas pertimbangan personal likes and dislikes,  baik terhadap seseorang, maupun terhadap penggunaan sumber-sumber daya lainnya;

8.    Adil terhadap bawahan, terlepas dari pandangan-pandangan kedaerahan, kesukuan, kepartaian, ikatan keluarga, dsb;

9.    Menguasai prinsip-prinsip human relations. Human relation adalah inti kepemimpinan. Pemimpin harus mampu membina teamwork yang baik;

10.Memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan. Tidak ada kepemimpinan tanpa komunikasi. Berkomunikasi—lisan maupun tulisan—adalah cara yang penting dalam menyampaikan ide, gagasan, instruksi, nasehat, saran, berita, informasi, bimbingan, kebijakan, dsb, kepada bawahan, sesama atasan, pihak luar, dsb;

11.Dapat menjadi komandan, guru, sahabat, dan ayah, terhadap bawahan. Dalam hal ini, harus diperhatikan pula sifat-sifat bawahan yang dihadapi;

12.Mempunyai gambaran yang komprehensif (holistik dan menyeluruh; filosofis) terhadap semua aspek kegiatan organisasi.

 

Aksioma administrasi mengatakan, bahwa tugas terpenting dari seorang pemimpin adalah memimpin. Suatu aksioma yang terdengar sederhana. Karena terdengar sederhana itulah ia sering dilupakan oleh orang yang bertugas memimpin suatu organisasi. Akibatnya, sering orang-orang yang mempunyai kedudukan sebagai pemimpin—presiden direktur, CEO, kepala, direktur, manager, atau apapun istilahnya—dalam kenyataan, ia mengerjakan kegiatan-kegiatan operasional (teknis) sehingga ia tidak  punya waktu untuk melakukan tugas pokoknya, yaitu memimpin.

Konsekuensi dari tugas pokok memimpin itu ialah bahwa sebagian besar waktu dari setiap pemimpin harus dipergunakan untuk mengambil keputusan. Oleh karenanya, setiap   pemimpin harus mempunyai daya analisis yang tinggi agar keputusan yang diambilnya benar-benar tepat berdasarkan data-data yang up to date, objektif, dan benar-benar tepat dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Di samping itu, dibutuhkan keberanian untuk mengambil keputusan yang cepat, tepat, praktis, dan rasional, serta memikul risiko dan tanggung jawab terhadap konsekuensi dari keputusan yang diambil. Pemimpin juga dituntut kemampuan dan kemauan untuk belajar terus-menerus.

Pengambilan keputusan adalah pemecahan masalah dengan cara yang sebaik-baiknya. Ia mesti berdasarkan pada fakta-fakta dan data yang dapat dipercayai dan bersifat up to date. 

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengambil keputusan: 

1.    Harus diperhatikan kemampuan organisasi dalam arti tersedianya sumber-sumber materil untuk melaksanakan keputusan, tenaga kerja yang tersedia, dan kualifikasinya untuk melaksanakan keputusan.

2.    Pengambilan keputusan harus didasarkan pada fakta dan data terkumpul secara sistematis, yang sungguh-sungguh dapat dipercaya dan bersifat up to date.

3.    Harus didasarkan pada skala prioritas.

4.    Dalam pengambilan keputusan, agar keputusan itu dapat bermanfaat dalam mencapai tujuan organisasi, maka pemimpin harus mengikutsertakan sebanyak mungkin bawahannya. Peranan bawahan dalam hal ini ialah:

- sebagai sumber informasi dan data yang objektif. Karena, yang tahu kondisi riil di lapangan itu adalah mereka yang berada di tingkat bawah.

- sebagai pemberi kritik.

5.    Rapat. Dalam hal pengambilan keputusan, jumlah peserta rapat tidak boleh terlalu banyak. Idealnya, sekitar 5 orang. Dalam rapat, diperlukan papan tulis, spidol, dan media-media lainnya seperti in focus, bagan-bagan, dsb. Tujuannya adalah untuk mempermudah setiap orang untuk menyampaikan ide, gagasan, pendapat, dsb. Salah satu tujuan pengambilan keputusan adalah pemecahan masalah. Agar pemecahan masalah itu mendatangkan hasil yang maksimal, maka perlu diusahakan agar pemecahan itu didasarkan pada teknik-teknik ilmiah. Jika diteliti lebih lanjut, ternyata pemecahan masalah berkisar pada pengolahan data dan fakta.

6.    Salah satu kekeliruan dari hampir semua organisasi ialah pembuatan laporan yang semakin banyak. Akibatnya, laporan-laporan itu sering tidak dibaca. Padahal, laporan dalam administrasi organisasi bukanlah hanya sebatas formalitas tugas, tetapi untuk dipergunakan oleh pimpinan untuk mengambil keputusan. 

Tugas terpenting dari pemimpin adalah mengambil keputusan 

Tugas terpenting dari pimpinan, baik sebagai individu maupun sebagai kelompok adalah mengambil keputusan. Keputusan-keputusan yang telah diambil itulah yang akan menjadi  dasar dan pedoman kegiatan-kegiatan operasional. Keputusan-keputusan itu sendiri harus rasional.

Human relation merupakan inti dari kepemimpinan karena cara penggerakan bawahan sekarang ini didasarkan pada pendapat bahwa manusia adalah makhluk yang mempunyai martabat, perasaan, cita-cita, keinginan, temperamen, harapan-harapan, dsb. Setiap manusia ingin bebas, ingin dihargai, ingin memperoleh kemajuan dalam hidupnya. Hubungan—baik yang formal maupun informal—perlu dibangun dan diciptakan dalam suatu organisasi. Sehingga, tercipta suatu teamwork yang intim dan harmonis dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Manusia bawahan bukan mesin. Berbeda dari uang, metode, materiil, dan alat-alat produksi lainnya, manusia ingin diperlakukan secara terhormat, serendah apa pun pendidikan mereka. Oleh karena itu, dalam organisasi, pengertian, perasaan, dan penghargaan memegang peranan yang menentukan.

Tugas terpenting dari pimpinan ialah mengambil keputusan. Keputusan yang baik itu setidak-tidaknya memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut:

 

1.    Keputusan harus tepat, dalam arti dapat memecahkan persoalan-persoalan yang dimaksudkan untuk dipecahkan oleh keputusan tersebut. Oleh karenanya, seorang pemimpin dituntut kemampuan atau daya analisis yang tinggi.[3]

2.    Keputusan yang diambil harus cepat

3.    Keputusan yang diambil harus praktis dan realistis, sesuai kemampuan organisasi seperti SDM, peralatan, keuangan, perlengkapan, dsb.

4.    Keputusan yang diambil harus rasional. Artinya, harus masuk akal sehat dan dapat diterima oleh para karyawan atau bawahan. Namun, hal ini tidaklah berarti bahwa setiap keputusan itu harus dapat diterima semua orang. Malahan, dapat dikatakan, jika seorang pemimpin mengambil keputusan yang menggembirakan semua orang, ada kemungkinan keputusan itu bukanlah keputusan yang baik. Dalam setiap keputusan, hampir dapat dipastikan akan ada orang yang merasa dirugikan oleh keputusan itu. Yang penting ialah, keputusan itu menurut perkiraan akan menguntungkan organisasi, yang berarti menguntungkan sebagian besar orang-orang dalam organisasi.[4]

 

Pemimpin dan Daya Analisis 

Persyaratan kepemimpinan yang perlu dipenuhi itu ialah keberanian untuk mengambil keputusan yang cepat, tepat, praktis, dan rasional serta memikul tanggung jawab atas akibat dan risiko yang ditimbulkan oleh sebuah keputusan. Oleh karena itu, seorang pemimpin harus mempunyai keberanian dan hal-hal sbb:

1.    Punya kemampuan analisis yang tinggi

2.    Mengetahui apa yang hendak dicapai oleh organisasi

3.    Memiliki pengetahuan yang mendalam tentang dirinya sendiri, kekuatan-kekuatan dan kelemahan, termasuk di dalamnya kemampuan dan kemauan belajar terus menerus.

4.    Mendalami perilaku bawahan

 Untuk mengambil keputusan yang tepat, seorang pemimpin harus mengumpulkan saran-saran, ide, pendapat, kritik, dan informasi dari sebagian besar bawahan/karyawan, kalau tidak boleh dikatakan seluruhnya.  

MANAJEMEN 

Manajeman dapat diartikan dari dua sudut pandang, yaitu: 1.    Sebagai proses penyelenggaraan berbagai kegiatan dalam rangka penerapan tujuan. 2.    Kemampuan atau keterampilan orang yang menduduki jabatan manajerial untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. 

Manajemen merupakan bagian dari administrasi. Sebagaimana halnya dengan organisasi, manajemen pun telah mendapat penelitian khusus para sarjana yang mengakibatkan banyaknya definisi tentang manajemen. Konsekuensinya, banyak orang yang ingin mendalami teori manajemen, sering dibingungkan oleh aneka ragam definisi yang terdapat dalam literatur yang sangat banyak. Hingga kini, para sarjana belum mempunyai kata sepakat tentang fungsi-fungsi administrasi dan manajemen, baik ditinjau dari segi klasifikasi maupun terminologi yang digunakan.[5]

Oleh karena itu, setiap orang yang hendak mendalami tentang organisasi dan manajemen, perlu memilih untuk dirinya sendiri definisi siapa yang akan dipegangnya sebagai suatu kerangka konsepsional (conceptional framework).

Setiap orang yang ingin mendalami persoalan manajemen perlu memilih untuk dirinya sendiri definisi siapa yang akan dipegangnya sebagai kerangka konseptual. Bagi saya pribadi (NE), fungsi-fungsi manajemen itu meliputi POACE: 

P = Planning (perencanaan)

O = Organizing (pengorganisasian)

A = Actuating (penggerakan)

C = Controlling (pengawasan)

E = Evaluating (evaluasi)[6]

 

Definisi klasik mengatakan bahwa manajemen adalah “keterampilan untuk mendapatkan hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan menggerakkan orang-orang lain dalam organisasi yang disebut bawahan.”[7]

Dari definisi tersebut, jelas terlihat bahwa kelompok manajemen dalam organisasi bertugas pokok bukan untuk melaksanakan sendiri kegiatan-kegiatan operasional, akan tetapi untuk menggerakkan orang-orang lain untuk bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan tercapai sesuai harapan—dilaksanakan dengan cara-cara yang efisien, efektif, dan ekonomis. Manajemen modern dewasa ini pada umumnya adalah manajemen yang berorientasi kepada pemecahan masalah (problem-solving oriented). 

PLANNING (PERENCANAAN) 

Perencanaan yang baik harus didahului dengan research (penelitian) dengan mengumpulkan data-data dan fakta-fakta selengkap mungkin. Data-data yang dikumpulkan perlu dianalisis dan dihubungkan dengan situasi yang dihadapi dan mungkin akan dihadapi di masa depan, baik situasi politik, sosial, maupun keamanan, dan terutama yang bersifat ekonomi. Konsep 5W + 1H juga harus diterapkan dalam proses perencanaan.

Proses perencanaan (planning) harus dipandang sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah. Dalam proses planning, perlu dikumpulkan data-data (collecting data). Data itu harus lengkap, up to date, dan dapat dipercaya. Setelah pengumpulan data, maka perlu diadakan analisis data. Data hanya akan mempunyai arti apabila data itu diinterpretasikan sedemikian rupa sehingga dapat membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.[8] 

ORGANIZING (PENGORGANISASIAN) 

Pengorganisasian (organizing) ialah proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, dan wewenang sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Dalam proses mengorganisir inilah ditentukan job description—siapa melakukan apa, kapan, di mana, dan bagaimana. 

ACTUATING (PENGGERAKAN) 

Dalam literatur tentang manajemen, istilah yang digunakan untuk “penggerakan” bermacam-macam, seperti motivating, commanding, directing, dan actuating. Istilah-istilah itu pada dasarnya mempunyai satu kesamaan maksud, yaitu menunjukkan proses penggerakan bawahan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan dalam planning maupun dalam tujuan organisasi secara luas. Dalam pengertian singkat, penggerakan (actuating) dapat diartikan dengan “proses pemberian dorongan bekerja kepada bawahan agar mereka mau bekerja dengan ikhlas secara efektif, efisien, demi tercapainya tujuan organisasi.

Sebagaimana diketahui, manusia bukan mesin. Manusia adalah makhluk yang punya perasaan, martabat, cita-cita, keinginan, harapan-harapan, dan lain sebagainya. Setiap orang ingin kebahagiaan, kesejahteraan, ingin bebas, ingin dihargai, ingin keadilan, ingin memperoleh kemajuan, dsb. Untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan itu, maka manusia merasa perlu untuk berorganisasi. Akan tetapi, organisasi secara formal juga mempunyai tujuan. Nah, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik, maka pemimpin atau manajer dalam suatu organisasi harus mampu mensingkronkan tujuan individu-individu dalam organisasi dengan tujuan organisasi itu sendiri.

Ambil contoh di sebuah perusahaan. Tujuan perusahaan tentu adalah untuk memperoleh laba yang besar. Namun, sebaliknya, orang-orang yang bekerja di perusahaan itu juga punya tujuan yang bersifat individu, seperti ingin sejahtera, ingin dianggap penting, ingin mewujudkan cita-cita, dsb. Nah, agar perusahaan itu bisa survive, maka pimpinannya harus dapat mensingkronkan tujuan organisasi (perusahaan) dengan tujuan-tujuan dari individu-individu yang ada di dalamnya.

Dalam melakukan fungsi manajemen (POACE), yakni actuating (penggerakan), maka harus dipahami bahwa dalam sebuah organisasi harus terdapat singkronisasi antara tujuan organisasi sebagai keseluruhan dengan tujuan pribadi anggota organisasi. Sukses tidaknya pimpinan organisasi dalam melaksanakan fungsi actuating, sangat tergantung dari kemampuan pimpinan mensingkronkan tujuan tersebut. Pemimpin harus memahami motif para bawahan untuk bergabung dengan organisasi. Motif itu adalah pemuasan kebutuhan. Kebutuhan manusia itu secara garis besar ada dua, yaitu kebutuhan materil dan nonmateril.[9] 

CONTROLLING (PENGAWASAN) 

Penagawasan perlu dilakukan untuk mencegah timbulnya penyelewengan atau penyimpangan-penyimpangan terhadap hal-hal yang telah ditetapkan dalam planning sebelumnya. Pengawasan tidak dimaksudkan untuk menentukan siapa yang salah, tetapi untuk menemukan apa yang tidak betul. 

EVALUATING (EVALUASI/PENILAIAN) 

Evaluating ialah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang nyatanya dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai. 

ORGANISASI 

Organisasi adalah persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Ciri-ciri organisasi modern salah satunya adalah semakin meningkatnya kesadaran bahwa faktor manusialah yang akan paling menentukan berhasil tidaknya organisasi dalam mencapai tujuan. Suatu organisasi yang baik ialah organisasi yang dipimpin dengan cara-cara yang demokratis, yang diistilahkan dengan participative management atau open management.[10]

Secara filosofis, manusia merupakan unsur terpenting dalam satu organisasi. Karena, uang, mesin-mesin, materi, waktu, kekayaan, dan aset-aset lainnya, hanya dapat memberi manfaat bagi organisasi jika manusia yang di dalamnya merupakan daya pembangun, bukan perusak. Jadi, manusia merupakan modal terpenting bagi suatu organisasi. Namun demikian, manusia juga dapat menjadi faktor penghalang bagi organisasi dalam mencapai tujuan. 

Pembuatan Laporan dan Pengambilan Keputusan 

Salah satu “kesalahan besar” yang dilakukan hampir semua organisasi ialah pembuatan laporan yang semakin banyak. Akibatnya, laporan-laporan itu sering tidak dibaca dan menjadi tidak berguna. Kalau pun ada kepuasan dalam hal yang demikian, kepuasan itu hanyalah kepuasan  bagi si pembuat laporan. Sementara kegunaannya bagi organisasi terutama dalam hal pengambilan keputusan—adalah sangat kecil untuk tidak dikatakan nihil. Padahal, penyusunan laporan memerlukan waktu, tenaga, dan biaya.

Suatu laporan dikatakan tidak baik apabila laporan itu mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1.    Mengandung banyak informasi, tetapi di dalamnya tidak terdapat data yang dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengambil keputusan

2.    Data yang terdapat dalam laporan tidak ada hubungannya dengan dasar perbandingan dan tujuan manajemen.

3.    Laporan hanya berisikan hal-hal yang positif, untuk memberikan kesan bahwa segala sesuatu berjalan dengan lancar. Padahal, manajemen perlu juga mengetahui segi-segi negatif kegiatan supaya faktor-faktor penghambat dapat dihilangkan atau paling tidak dikurangi. Yang dibutuhkan ialah informasi yang dapat digunakan untuk bertindak, bukan hanya untuk sekedar memiliki informasi. 

Syarat-syarat laporan yang baik: 

1.    Tersusun dengan rapi

2.    Dibuat dengan bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti

3.    Mengandung semua fakta yang dibutuhkan

4.    Data-data yang terkandung di dalamnya up to date, dapat dipercaya, dan lengkap.

5.    Mudah dipergunakan oleh pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. 

Penyimpanan Informasi 

Ditinjau dari segi kegunaannya, informasi bagi suatu organisasi dapat digolongkan kepada empat golongan utama, yaitu:

1.    Informasi yang perlu disimpan untuk selama-lamanya

2.    Informasi yang perlu disimpan untuk Jangka panjang

3.    Informasi yang perlu disimpan untuk Sementara

4.    Informasi yang segera dapat dilupakan

Tentunya sulit untuk mengadakan suatu pola umum tentang klasifikasidari informasi yang dikategorikan kepada empat golongan di atas. Karena, klasifikasi itu sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, misalnya: 

1.    tujuan pendirian organisasi

2.    dasar hukum pendirian organisasi

3.    AD/ART organisasi

4.    Filsafat yang dianut oleh pimpinan organisasi

5.    Sifat sumber informasiyang dipergunakan oleh organisasi 

Dengan kata lain, setiap organisasi harus merumuskan sendiri kebijakan yang menyangkut penyimpanan informasi. Untuk mempermudah perumusan kebijakan, di bawah ini dapat diberikan contoh: 

1.    Informasi yang harus disimpan untuk selama-lamanya, misalnya, informasi yang menyangkut status hukum organisasi

2.    Informasi yang disimpan untuk jangka panjang, misalnya informasi yang menyangkut pegawai

3.    Informasi yang disimpan untuk jangka pendek, misalnya dokumen yang kegunaannya hanya berlaku satu kali dan pengaruhnya terhadap kegiatan organisasi hanya bersifat jangka pendek

4.    Informasi yang segera dapat dilupakan, misalnya undangan rapat yang jika rapatnya telah selesai, undangannya pun dapat dibuang. 

Adapun keuntungan dari kebijakan yang demikian ialah sbb: 

1.    Tidak banyaknya tempat yang harus disediakan untuk menyimpan informasi

2.    Semakin mudahnya memelihara tempat penyimpanan informasi

3.     Semakin mudahnya memelihara mutu informasi yang tersimpan

4.    Semakin mudahnya mengetahui di mana suatu informasi tersimpan

5.    Semakin mudahnya mengambil informasi itu dari tepat penyimpanannya jika sewaktu-waktu diperlukan.

---

[1] Disarikan dari buku Sondang P. Siagian, Filsafat Administrasi, Jakarta: Bumi Aksara, 2003

[2] Ibid., h. 5.

[3] Kalau meminjam istilah Dahlan Iskan itu ialah mampu berpikir LAS (logis, analitis, dan sistematis), yang dianggapnya sebagai kemampuan berpikirnya para sarjana.

[4] Jika kita merujuk kepada teori fiqh, harus dipertimbangkan besar manfaat dan mudaratnya.

[5] Ibid., h. 82.

[6] Ibid., h. 82-87

[7] Ibid., h. 67.

[8] Ibid., h. 93

[9] Ibid., h. 106-111.

[10] Ibid., h. 67-76